Что такое вехи проекта и зачем они нужны

Вехи — контрольные точки в проекте, которые помогают команде отслеживать прогресс и двигаться в нужном направлении. Например, вехой можно считать момент, когда компания подписала с клиентом договор о сотрудничестве. Этому событию предшествовали долгие переговоры, презентация продукта, согласование бюджета — и вот проект наконец переходит на следующий этап.

Понятие «веха» (по-английски — milestone) пришло из Древнего Рима. Там инженеры устанавливали на обочинах дорог колонны, на которых указывали расстояние до ближайших городов или перекрёстков. Такие столбы называли мильными камнями, они служили дорожными указателями и помогали людям ориентироваться на местности. Похожую роль выполняют вехи в управлении проектами, только они показывают, какой путь уже пройден и сколько времени на это потребовалось.

Вехи позволяют решать несколько задач:

— Контролировать дедлайны, чтобы понимать, на какой стадии находится работа, успевает ли команда выполнить задачи к запланированной дате.

— Замечать узкие места и устранять ошибки до того, как они повлияют на реализацию всего проекта.

— Отчитываться перед людьми, которые заинтересованы в результате работы. Например, заказчику необязательно знать, что происходит на каждом промежуточном шаге. Но важно держать его в курсе, показывать, что в проекте всё идёт по плану.

— Вдохновлять коллег, отмечать их вклад в развитие проекта каждый раз, когда завершается один ключевой этап и начинается другой. Можно вместе отпраздновать это событие — так вовлечённость команды будет расти.

Вехи определяют в процессе планирования проекта, так же как и цели, задачи или этапы. Чтобы не перепутать эти понятия, разберёмся, в чём особенность каждого из них.

Чем отличаются вехи от целей, задач и этапов проекта

Проекты создают с определённой целью — это итоговый результат, к которому стремится команда. Например, сделать мобильное приложение или разработать новую функциональность к уже существующему продукту. Когда результат достигнут, проект считают завершённым.

Чтобы прийти к цели в запланированные сроки, её нужно декомпозировать: разбить на этапы и задачи. Вехи могут совпадать с началом и окончанием важных периодов: подписанием документов или решением о создании MVP, минимально жизнеспособного продукта. Но у них нет продолжительности: это маркеры, которые показывают, какой путь уже преодолела команда, а что ещё предстоит сделать. В то время как этап может длиться несколько недель или даже месяцев.

Задачи — небольшие действия, на выполнение которых запланировано ограниченное время. Внутри каждого этапа есть много задач и исполнителей, которые за них отвечают. Веха может показывать, что команда выполнила группу задач и готова переходить к следующей стадии проекта.

Как определить вехи проекта

Даже если при планировании команда не включила вехи — не страшно. Их можно добавить на любой стадии. Конкретного количества вех, которое должно быть в плане, нет. Лучше опираться на логику и решить, какие шаги в проекте влияют на результат.

Вот критерии, которые помогут выявить вехи:

— Дата завершения этапа или конкретной задачи влияет на итоговый срок. Если она двигается, меняется тайминг проекта.

— Выполнение задачи указывает на прогресс в работе.

— Людям, которые заинтересованы в результате проекта, важно знать о завершении этой стадии.

— Проект не получится закончить, если не выполнить эту задачу.

Совет: когда определяете вехи, старайтесь не располагать их далеко друг от друга. Это демотивирует команду: участники не увидят прогресса в работе и не будут понимать, что происходит с проектом.

Добавлять вехи часто тоже не стоит, иначе они потеряют ценность, а завершение задач превратится в рутину. Хорошая практика — устанавливать между вехами интервал в две недели, если проект длится несколько месяцев.

Вехи позволяют следить, как развивается проект, вовремя обнаруживать проблемы и устранять их до того, как они негативно повлияют на результат. С помощью графика вех удобно визуализировать план проекта и подмечать, где произошла ошибка и почему.

Как создать график вех

Способы визуализации могут быть разными. Это зависит от того, какие инструменты использует компания: например, вертикальные и горизонтальные таймлайны, канбан-доску или диаграмму Ганта.

Подготовить график вех помогут следующие шаги.

1. Сформулировать цель проекта. Можно использовать метод SMART, согласно которому цель должна быть:

— конкретной;

— измеримой;

— достижимой;

— соответствующей основной стратегии проекта;

— ограниченной по времени.

2. Разбить цель на этапы и задачи. Установить для них сроки начала и окончания. Лучше заложить больше времени и подстраховаться на случай непредвиденных трудностей. В процессе работы всегда возникают ошибки, которые тормозят проект. Поэтому важен запас времени.

3. Определить вехи. Решить, какие события влияют на итоговый результат работы и что команда считает контрольными точками проекта.

4. Изобразить результаты на графике. Выбрать один из инструментов визуализации и разместить на нём цели, этапы, задачи и вехи, которые установили на предыдущих шагах.

5. Добавить необходимые документы. Где это требуется, внести на график документы, заметки, комментарии, которые помогут сотрудникам из разных отделов эффективнее работать над проектом и не тратить лишнее время на поиск информации.

Когда график готов, его нужно показать всем участникам проекта. Так они поймут, какие задачи и за какое время предстоит решить, чтобы достичь основной цели. К тому же сотрудники могут скорректировать план, если заметят ошибки или несостыковки.

Например, отдел маркетинга обнаружил, что на исследование рынка и определение целевой аудитории заложено слишком мало времени. Дедлайн необходимо сдвинуть, а значит, изменятся сроки и для следующих задач. Важно поделиться графиком вех с командой до того, как план проекта согласуют и презентуют заинтересованным лицам — руководству компании или клиенту. Это спасёт коллектив от конфликтов в будущем.